Zakres dokumentów wymaganych przy dokonywaniu poszczególnych czynności notarialnych w każdym przypadku jest ustalany indywidualnie przez Notariusza lub pracownika Kancelarii, bowiem jest on zależny od rodzaju zamierzonej czynności, stanu prawnego oraz okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.

Każda osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport lub kartę pobytu).

W celu usprawnienia procesu ustalania dokumentów niezbędnych do dokonania czynności notarialnej, której przedmiotem jest nieruchomość, prawo użytkowania wieczystego lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, podczas kontaktu z Kancelarią pomocne będzie podanie numeru księgi wieczystej bądź przedstawienie dokumentów dotyczących nieruchomości lub prawa do lokalu (np. wypis rejestru gruntów, akt notarialny będący podstawą nabycia, zaświadczenie ze Spółdzielni Mieszkaniowej dotyczące prawa do lokalu). Weryfikacja treści księgi wieczystej w systemie teleinformatycznym pozwoli Notariuszowi określić zakres dokumentów wymaganych do dokonania czynności.

Jeżeli podmiotem biorącym udział w czynności notarialnej jest osoba prawna, w celu weryfikacji danych, które Notariusz zobligowany jest zawrzeć w akcie notarialnym, konieczne jest podanie numeru wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Przygotowując projekt aktu notarialnego Notariusz może posłużyć się kopiami bądź skanami wymaganych dokumentów, które mogą być dostarczone osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną, z tym zastrzeżeniem, że ich oryginały powinny zostać przedłożone najpóźniej w dniu czynności.